Steuern gehoeren zu den wichtigsten Pflichten jedes Unternehmers. Schon bei der Gruendung muessen Sie sich beim Finanzamt melden und grundlegende steuerliche Entscheidungen treffen. Dieser Leitfaden erklaert alle relevanten Steuerarten, Fristen und Gestaltungsmoeglichkeiten fuer Gruender und Selbstaendige.
Ueberblick: Steuerarten fuer Gruender
Die 7 Steuerthemen fuer Gruender
Fragebogen beim Finanzamt – der erste Schritt nach der Gruendung
19% bzw. 7% auf Umsaetze, Vorsteuerabzug auf Einkauefe
Befreiung von der Umsatzsteuer bei geringen Umsaetzen (§19 UStG)
Kommunale Steuer ab 24.500 Euro Gewinn (nur Gewerbetreibende)
Steuer auf den Gewinn – je nach Rechtsform unterschiedlich
Steuerabzug bei Mitarbeitern – Pflichten als Arbeitgeber
Kosten steuerlich geltend machen und Steuerlast senken
1Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Nach der Gewerbeanmeldung oder der Aufnahme einer freiberuflichen Taetigkeit muessen Sie dem zustaendigen Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung uebermitteln. Seit 2021 ist dies ausschliesslich elektronisch ueber das ELSTER-Portal (www.elster.de) moeglich. Die Abgabefrist betraegt einen Monat nach Aufnahme der Taetigkeit.
Wichtige Angaben im Fragebogen:
- Art der Taetigkeit und voraussichtliche Umsaetze/Gewinne im Gruendungs- und Folgejahr
- Gewinnermittlungsart (Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung oder Bilanzierung)
- Entscheidung ueber Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) oder Regelbesteuerung
- Angaben zur Rechtsform und ggf. zu Gesellschaftern
- Bankverbindung fuer Steuererstattungen und Lastschriften
Auf Basis Ihrer Angaben erteilt das Finanzamt eine Steuernummer und legt ggf. Vorauszahlungen fest. Die Bearbeitungszeit variiert je nach Finanzamt zwischen 2 und 8 Wochen.
2Umsatzsteuer und Vorsteuer
Die Umsatzsteuer (USt) ist eine indirekte Steuer, die auf nahezu alle Lieferungen und Leistungen erhoben wird. Der Regelsatz betraegt 19 Prozent, der ermaessigte Satz (z.B. fuer Lebensmittel, Buecher, Zeitschriften) 7 Prozent. Als Unternehmer muessen Sie die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abfuehren.
Im Gegenzug koennen Sie die Vorsteuer abziehen: Das ist die Umsatzsteuer, die Ihnen andere Unternehmen auf deren Rechnungen berechnen. An das Finanzamt fuehren Sie nur die Differenz ab (Umsatzsteuer minus Vorsteuer). Ist die Vorsteuer hoeher als die Umsatzsteuer (z.B. bei hohen Anfangsinvestitionen), erhalten Sie eine Erstattung.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Im Gruendungsjahr und Folgejahr: monatlich bis zum 10. des Folgemonats via ELSTER. Eine Dauerfristverlaengerung um einen Monat ist moeglich (§46 UStDV).
USt-Jahreserklaerung
Zusaetzlich zu den Voranmeldungen ist eine jaehrliche Umsatzsteuererklaerung abzugeben – Frist: 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater: Ende Februar des uebernachsten Jahres).
3Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer mit geringen Umsaetzen von der Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten neue Schwellenwerte: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht ueberschritten haben, und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 Euro nicht uebersteigen.
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und muss keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Allerdings entfaellt damit auch der Vorsteuerabzug auf eigene Einkaufe.
Vorteile und Nachteile:
Vorteile
- Weniger Buerokratie (keine USt-Voranmeldungen)
- Preisvorteil bei Privatkunden (B2C)
- Einfachere Rechnungsstellung
- Keine Gefahr der USt-Nachzahlung
Nachteile
- Kein Vorsteuerabzug moeglich
- Nachteil bei hohen Investitionen
- Kann unprofessionell wirken (B2B)
- Bindung fuer 5 Jahre bei Verzicht
4Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer (GewSt) ist eine kommunale Steuer, die von allen Gewerbebetrieben erhoben wird. Die Rechtsgrundlage ist das Gewerbesteuergesetz (GewStG). Freiberufler nach §18 EStG sind von der Gewerbesteuer befreit.
Fuer Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Erst wenn der Gewerbeertrag diesen Betrag uebersteigt, faellt Gewerbesteuer an. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) haben keinen Freibetrag.
Die Berechnung erfolgt in zwei Schritten: Zunachst wird der Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl von 3,5 Prozent multipliziert. Dann wird der resultierende Messbetrag mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert. Hebesaetze variieren stark: von ca. 200% in kleinen Gemeinden bis ueber 500% in Grossstaedten (z.B. Muenchen 490%, Berlin 410%, Frankfurt 460%).
Anrechnung auf die Einkommensteuer: Einzelunternehmer und Personengesellschafter koennen die Gewerbesteuer teilweise auf ihre Einkommensteuer anrechnen lassen (§35 EStG). Das Finanzamt rechnet das 4-fache des Gewerbesteuer-Messbetrags an. Bei niedrigen Hebesaetzen kann die Gewerbesteuer dadurch vollstaendig kompensiert werden.
5Einkommensteuer und Koerperschaftsteuer
Die Art der Gewinnbesteuerung haengt von der Rechtsform ab. Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) zahlen Einkommensteuer (ESt) nach §2 EStG auf ihren Gewinn. Der Steuersatz ist progressiv und reicht von 0% (Grundfreibetrag 2026: 12.084 Euro) bis zum Spitzensteuersatz von 42% (ab ca. 68.430 Euro) bzw. 45% (ab ca. 277.826 Euro, Reichensteuer).
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) zahlen stattdessen Koerperschaftsteuer (KSt) nach dem KStG. Der Satz betraegt einheitlich 15 Prozent zuzueglich 5,5% Solidaritaetszuschlag auf die Koerperschaftsteuer (effektiv 15,825%). Bei Gewinnausschuettungen an die Gesellschafter faellt zusaetzlich Kapitalertragsteuer (25% plus Soli) oder das Teileinkuenfteverfahren (60% steuerpflichtig) an.
6Lohnsteuer bei Mitarbeitern
Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, werden Sie zum Arbeitgeber und muessen die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abfuehren. Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer Ihrer Mitarbeiter.
Pflichten als Arbeitgeber:
- Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt (monatlich, vierteljaehrlich oder jaehrlich je nach Hoehe)
- Elektronische Lohnsteuerbescheinigung (ELStAM) am Jahresende an das Finanzamt uebermitteln
- Sozialversicherungsbeitraege (Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung) abfuehren
- Lohnabrechnungen erstellen und aufbewahren (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
- Bei Minijobs: Pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale abfuehren
7Steuerliche Betriebsausgaben
Betriebsausgaben mindern Ihren steuerpflichtigen Gewinn und damit Ihre Steuerlast. Nach §4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Achten Sie auf eine lueckenlose Dokumentation und bewahren Sie alle Belege auf.
Typische Betriebsausgaben fuer Gruender:
- Raumkosten: Bueromiete, Nebenkosten, oder Homeoffice-Pauschale (6 Euro/Tag, max. 1.260 Euro/Jahr)
- Arbeitsmittel: Computer, Software, Bueromoebel – bei Anschaffungskosten ueber 800 Euro netto: Abschreibung ueber die Nutzungsdauer (AfA)
- Kfz-Kosten: Bei betrieblicher Nutzung ueber 50%: voller Abzug. Bei 10-50%: anteiliger Abzug. Alternativ: Kilometerpauschale (0,30 Euro/km)
- Bewirtung: Geschaeftsessen sind zu 70% absetzbar (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), mit Angabe von Anlass und Teilnehmern
- Reisekosten: Fahrt, Uebernachtung und Verpflegungsmehraufwand bei Geschaeftsreisen (Pauschalen: 14 Euro ab 8h, 28 Euro ab 24h Abwesenheit)
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz, Cyber-Versicherung – betrieblich veranlasste Versicherungen sind voll absetzbar
Belege und Rechnungen muessen nach §147 AO 10 Jahre aufbewahrt werden (Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschluesse). Handels- und Geschaeftsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Digitale Belege muessen den GoBD (Grundsaetze ordnungsmaessiger Buchfuehrung) entsprechen.
Fazit
Das deutsche Steuersystem ist komplex, aber mit dem richtigen Wissen koennen Gruender von Anfang an die Weichen richtig stellen. Ob Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung, ob Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung oder doppelte Buchfuehrung – die Entscheidungen bei der Gruendung haben langfristige Auswirkungen.
Investieren Sie fruehzeitig in einen guten Steuerberater. Die Kosten hierfuer sind vollstaendig als Betriebsausgabe absetzbar, und ein erfahrener Berater spart Ihnen durch optimale steuerliche Gestaltung in der Regel ein Vielfaches seines Honorars.
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Zur Gruendungs-SucheHäufig gestellte Fragen
Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG?
Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich vor allem, wenn Ihre Kunden ueberwiegend Privatpersonen sind (B2C), da diese keinen Vorsteuerabzug geltend machen koennen. Wenn Sie dagegen hauptsaechlich an Unternehmen (B2B) verkaufen, bringt die Regelsteuerung mehr Vorteile, weil Ihre Kunden die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen koennen und Sie gleichzeitig auf Ihre Einkaufe Vorsteuer zurueckerhalten. Auch bei hohen Anfangsinvestitionen ist die Regelbesteuerung oft vorteilhafter.
Welche Fristen gelten fuer Steuervorauszahlungen?
Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind im Gruendungsjahr und im Folgejahr monatlich bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Ab dem dritten Jahr richtet sich der Turnus nach der Vorjahres-Zahllast: monatlich (ueber 7.500 Euro), vierteljaehrlich (1.000 bis 7.500 Euro) oder jaehrlich (unter 1.000 Euro). Einkommensteuer- und Gewerbesteuer-Vorauszahlungen sind vierteljaehrlich zum 10. Maerz, Juni, September und Dezember faellig.
Muss ich als Freiberufler Gewerbesteuer zahlen?
Nein, Freiberufler im Sinne des §18 EStG (z.B. Aerzte, Rechtsanwaelte, Ingenieure, Journalisten, Kuenstler) sind von der Gewerbesteuer befreit. Allerdings prueft das Finanzamt genau, ob tatsaechlich eine freiberufliche Taetigkeit vorliegt. Uebt ein Freiberufler auch gewerbliche Taetigkeiten aus, kann eine sogenannte Abfaerbung eintreten, durch die saemtliche Einkuenfte der Gewerbesteuer unterliegen.
Welche Betriebsausgaben kann ich als Gruender steuerlich absetzen?
Typische absetzbare Betriebsausgaben sind: Bueromiete, Arbeitsmittel (Computer, Software, Bueroausstattung), Fahrtkosten und Kfz-Kosten, Telekommunikation und Internet, Fortbildungen, Fachliteratur, Versicherungen (betrieblich), Steuerberaterkosten, Werbe- und Marketingkosten, Reisekosten und Bewirtungskosten (zu 70%). Bei einem haeuslichen Arbeitszimmer koennen bis zu 1.260 Euro pro Jahr pauschal abgesetzt werden (Homeoffice-Pauschale).